Die Zukunft des Besuchermanagements heißt WELCOME!

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Ihre Kontaktadresse für Fragen zu WELCOME: welcome@datatechfactory.de

 

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WELCOME Screen

Über den WELCOME Screen, dem Begrüßungsbildschirm, begrüßen Sie Ihre Besucher bereits im Eingangsbereich mit einem virtuellen “Herzlich Willkommen” und können dazu auch bereits erste Informationen liefern wie z. B. “Bitte melden Sie sich bei ….”. Gestalten Sie den WELCOME Screen über den mitgelieferten Editor nach Ihren eigenen Vorstellungen.

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Besucherausweis

Erstellen Sie per Knopfdruck besucherindividuelle Ausweise und gestalten Sie über den Editor Ihr eigenes Besucherausweis-Layout. Selbstverständlich liefert Ihnen WELCOME auch einen Check In/Check Out Prozess per Knopfdruck. Und sollten Besucher regelmäßig zu Besuch sein, so bietet die “Dauerbesucher” Regelung auch hierzu eine einfache und schnelle Lösung.

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Terminbestätigung

Stellen Sie Ihren Besuchern alle wichtigen Informationen vorab zur Verfügung. WELCOME fasst alle relevanten Besuchsdaten in übersichtlicher Form in einer E-Mail zusammen und fügt eine komfortable Anfahrtsbeschreibung hinzu. So ist Ihr Besucher bestens auf seinen Termin vorbereitet.

Firmensicherheit

Sie haben stets den Überblick, welche Besucher sich in Ihrem Haus befinden.
Es müssen Sicherheitsvereinbarungen unterzeichnet werden? Das geht jetzt digital. Sie präsentieren die sicherheitsrelevante Vereinbarung und Ihr Besucher unterzeichnet z. B. auf einem Tablet. Selbstverständlich können Sie Fristen definieren, wie lange die Vereinbarungen gültig sind.
Alles sicher, alles unter Kontrolle!

Outlook Integration

Termine transparent im Blick! Mit der Outlook Integration planen Sie Ihre Termine in Outlook und WELCOME ohne Medienbruch. Sie können Termine, die bisher nur in Outlook gepflegt wurden, auch direkt in WELCOME anlegen. Das Add-In erkennt die externen Teilnehmer des Termins, Betreff, Termindaten und ermöglicht es, die WELCOME-spezifischen Informationen für die einzelnen Besucher direkt in Outlook zu erfassen. So können dann in Outlook auch die Willkommensbildschirme, persönliche Begrüßungsnachricht, Besucherausweis und zu unterzeichnende Dokumente für die Besucher definiert werden.

Sehen Sie hier wie es funktioniert.

 

Mandantenfähigkeit

Sie haben mehrere Standorte und damit auch Empfangsbereiche? Mit WELCOME kein Problem, sondern perfekt gelöst! Verwalten Sie Ihre Empfangsbereiche in einer Mandantenübersicht und steuern Sie Ihre Drucker und WELCOME Screens gezielt und individuell. So haben Sie alles stets im Griff und steuern gezielt Ihre Besucher zum gewünschten Empfangsbereich.

Self Check-In

Nachdem Ihr Besucher den ersten positiven Eindruck durch seinen Namen auf dem Willkommensbildschirm gewonnen hat, geht es beeindruckend weiter: Mit dem Self Check-In erfassen Ihre Besucher Ihre Daten selbst. Registrierung über ein Tablet? Natürlich auch kein Problem! Ob über einen Terminal-Empfang oder an Ihrem Empfangsbereich – der Besucher erhält einen Besucherausweis und kann Vereinbarungen unterzeichnen.
So geht Besucherempfang heute.

 

Ressourcenplanung

Besprechungsraum oder Parkplatz reservieren? Das geht jetzt ruckzuck und zu Ihrer absoluten Zufriedenheit. WELCOME unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Ressourcen. Das können z. B. die Besucherparkplätze oder auch Besprechungszimmer sein. Sie richten dies in den Einstellungen individuell ein und können bei der Anlage eines Besuchstermins einen Parkplatz oder ein Besprechungszimmer direkt hinzubuchen.

Eventmanagement

Die Besucher werden beim Empfang modern, schnell und professionell mit dem Check-in Code oder Nachnamen registriert.
WELCOME informiert automatisch den zugeordneten Ansprechpartner per E-Mail oder SMS über den eingetroffenen Besucher.
Gleichzeitig wird eine Echtzeitstatistik über eingeladene, erwartete und anwesende Besucher geführt.

Echtzeitstatistik

Ihre Eventkosten personengenau im Blick! So sparen Sie bares Geld. Autorisierte Personen können sich die Echtzeitstatistik über Smartphones, Tablets und jegliche Devices mit Webbrowser anzeigen lassen.
Die digitale Statistik über genaue Besucherzahlen ist ein wichtiges Element in der Nachbearbeitung und kann somit für die Eventabrechnung genutzt werden.